Cum sa organizezi sedinte eficiente.

1. Desemneaza o persoana respectata, cu autoritate, care sa se ocupe de organizare. Si la bine si la rau, aceasta e solutia cea mai eficace. 2. Ai grija ca fiecare participant important sa aiba ceva de RAPORTAT, si nu numai de discutat. Astfel se formeaza un simt al proprietatii si responsabilitatii. 3. Termina aproape tot ce ai de facut pentru sedinta INAINTE ca aceasta sa inceapa. Este dificil sa termini de lucrat/ sa faci aliante/ sa rezolvi probleme IN TIMPUL unei sedinte - ocupa-te de toate aceste aspecte fata in fata inainte de sedinta propriu-zisa. 4. Incepe sedinta la timp de fiecare data. Si nu accepta interventii de la cei care intarzie. Oamenii se vor invata cat de curand sa vina la timp. 5. Programeaza cateva sedinte FARA agende de lucru formale. Aici intra sedinte de brain storming, forumuri dechise, etc. O agenda de lucru formala ar putea inhiba sugestiile si creativitatea. O sedinta foarte valoroasa nu trebuie sa se bazeze in mod necesar/ sa fie justificata de o agenda de lucru curenta! 6. Programeaza si sedinte intamplatoare, nu numai de tip regulat. Sedintele cu personalul la ora 8 dimineata in fiecare luni nu functioneaza intotdeauna bine. Oamenii intra intr-o rutina, se plictisesc, etc. Programeaza sedinte menite sa realizeze ceva. 7. Lasa libertate pentru discutii informale primele 15 minute; apoi treci la obiect. Provoaca-i pe toti la discutii informale in prima parte a sedintei. Acest lucru destinde atmosfera in incapere, iar oamenii devin mai deschisi. 8. Programeaza sedinte televizate si chat, nu numai sedinte in persoana. Unele sedinte sunt mai BUNE daca NU sunt in persoana. Utilizeaza teleconferintele si camerele de web chat atunci cand se poate. 9. Nu face din sedinta o productie. Slide-urile sunt simpatice; la fel si copiile inmanate participantilor. Dar sunt scumpe si s-ar putea sa nu produca tipul cel mai potrivit de sugestii/ colaborare specific sedintelor. Intreba-te: "Incerc sa-i educ/ impresionez/ atrag pe oameni sau am nevoie de ajutorul lor pentru a rezolva/ crea ceva?" Daca ti se aplica primul caz, ofera-le un slide show; daca ti se aplica al doilea caz nu face acest lucru. 10. Specifica tipul de sedinta care va urma pe memo-ul care anunta sedinta. Va fi o sedinta tip discutie? Sau tip raport? Sau tip brainstorming? Sau tip valoare-adaugata? Sau tip rezolvarea- problemelor? Sau tip criza? Informeaza-i pe participanti despre CONTEXTUL sedintei, nu numai despre ora, data, locul si agenda de lucru. Sursa: ejobs.ro

---

---